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Elektronische Archivierung

17/01/2021

Wie funktioniert die elektronische Archivierung? Und wie stellen Tech-Unternehmen sicher, dass elektronische Dokumente von den Behörden akzeptiert werden?

In Zeiten von Videokonferenzen und Remote Work scheint das Konzept eines physischen Aktenschranks so verstaubt wie die Akten, die darin verstaut sind. Glücklicherweise erlaubt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) schon lange die digitale Aufbewahrung von Dokumenten in der Schweiz. Mit der Aufhebung der Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) wurde nun auch die Situation für die Mehrwertsteuerdokumente angeglichen.1 Wenn die Grundprinzipien beachtet werden, stellt die digitale Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in der Schweiz also kein Problem dar.

Welche Gesetze gelten für die Buchhaltung?

Die Buchführung umfasst die gesamte Aufzeichnung der Geschäftstransaktionen und Fakten, die für die Darstellung der wirtschaftlichen Lage  des Unternehmens notwendig sind (Vermögens-, Finanz- und Ertragslage). Der Jahresbericht und der Audit Report müssen als wesentliche Buchhaltungsunterlagen handschriftlich unterschrieben werden. Die Geschäftsbücher und Buchungsbelege, auf deren Grundlage die Berichte erstellt werden, dürfen nicht nur in Papierform, sondern auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass diese mit den zugrundeliegenden Geschäftstransaktionen übereinstimmen und die Dokumente jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.2 Die Einzelheiten der elektronischen Aufbewahrung sind in der GeBüV geregelt – neben der Lesbarkeit ist das Grundprinzip der Integrität (d.h. Echtheit und Unverfälschbarkeit) wesentlich.

Was bedeutet das konkret für die Umsetzung im Unternehmen?

Neben der Einhaltung der allgemeinen Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (vollständige, wahrheitsgemässe und systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen und Sachverhalten, Nachweis der einzelnen Buchungsvorgänge sowie Übersichtlichkeit, Zweckmässigkeit und Nachprüfbarkeit) sind bei der elektronischen Speicherung die folgenden Grundsätze zu beachten:3

  • Integrität: Die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Buchführungsunterlagen und der zugehörigen Dokumente muss gewährleistet sein.4 Das bedeutet, dass sie so geführt und aufbewahrt werden müssen, dass sie nicht verändert werden können, ohne dass dies feststellbar ist. Die Informationen müssen systematisch inventarisiert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.5 Als unveränderbare Informationsträger gelten insbesondere Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger. Auch veränderbare Informationsträger sind zulässig, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Dies erfordert z. B. technische Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten. Eine elektronische Signatur ist jedoch nicht mehr erforderlich.6
  • Verfügbarkeit: Die Bücher müssen innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsicht und Prüfung zur Verfügung stehen. Ausserdem müssen die Geschäftsbücher ohne zusätzliche Hilfsmittel lesbar gemacht werden können.7
  • Organisation: Die Verantwortung für die archivierten Informationen muss klar geregelt und dokumentiert sein.8

Wie stellen Buchhaltungssoftware Anbieter Integrität und Verfügbarkeit sicher?

Der einfachste Weg, Integrität zu gewährleisten, ist, einen sogenannten Medienbruch so weit wie möglich zu vermeiden. Das heisst, dass Papier möglichst schnell in elektronische Form umgewandelt werden sollte und das Format nicht nachträglich geändert werden sollte.

Bei Spesenbelegen sollte ab dem Zeitpunkt der Eingabe des Papierbelegs in das System (z.B. Datenupload / Foto / Eingabe) alles elektronisch und im gleichen Format sein: Einmal digitalisiert, kann der Spesenbeleg den gesamten Genehmigungsprozess durchlaufen und elektronisch in den Geschäftsunterlagen und im Archiv widerspiegelt werden. 

Die Unverfälschbarkeit und Verfügbarkeit während des Prozesses kann durch ein Audit-Log, d.h. die Möglichkeit der eindeutigen Identifizierung eines Spesenbelegs (Spesen-ID) und ein jederzeit abrufbares Archiv sichergestellt werden. Diesen Ansatz verfolgt auch Yokoy. Das Audit-Log stellt sicher, dass nicht nur dem Unternehmen, seinen Buchhaltern und anderen Stakeholdern, sondern auch den Steuerbehörden ein lückenloser Audit-Trail zur Verfügung gestellt werden kann, der jederzeit einfach gelesen und überprüft werden kann. In der Schweiz beträgt die Aufbewahrungspflicht für die Belege 10 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres.

Vorsicht! Wo ist die elektronische Archivierung nicht ausreichend?

Nicht alle Dokumente können elektronisch aufbewahrt werden: So muss z.B. wie oben erwähnt der Geschäftsbericht handschriftlich unterschrieben werden und alles, was notariell beglaubigt wurde, muss in Papierform aufbewahrt werden (z.B. die Statuten des Unternehmens). Ausserdem verlangen bestimmte Rechtsgeschäfte die Schriftform (z.B. Übertragung von Anteilen in der Form einer Abtretungserklärung), was entweder eine physische Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur (z.B. Skribble, aber nicht DocuSign) erfordert.

Quellen:

Art. 122 MWSTV was amended and Art. 123-125 MWSTV was repealed, 2 See Art. 957a and 958f OR, 3 Cf. Art. 957a para. 2 OR, 4 Art. 3 GeBÜV, 5 Art. 8 GeBüV, 6 Art. 9 GeBÜV, 7 Art. 6 GeBÜV, 8 Art. 7 GeBÜV

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Yokoy geschrieben

Yokoy nutzt künstliche Intelligenz um alle Spesen- und Firmenkreditkartenprozesse vollständig zu automatisieren. Durch ihre Lösung können Unternehmen Prozesse automatisieren, Zeit & Geld sparen, Betrug verhindern, Mitarbeiterzufriedenheit steigern und wertvolle Dateneinblicke gewinnen,

Mehr über Yokoy: https://www.yokoy.ai/

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