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5 Dinge, auf die ihr beim Einkauf von Software-Lizenzen unbedingt achten solltet

09/11/2021

Egal ob Standardsoftware oder individuell auf euer Unternehmen angepasste Software: beim Abschluss eines Software-Lizenzvertrages müssen einige Punkte beachtet werden. In unserer neuen Blogserie werden wir uns deshalb in den nächsten Wochen den wichtigsten Softwarevertragsthemen widmen – stay tunded!

In diesem Artikel verraten wir euch die Top 5 der Red Flags, auf die ihr bei Software-Lizenzverträgen unbedingt achten solltet, damit ihr bessere Bedingungen für euch aushandeln könnt und in keine Kostenfallen tappt:

1. Der Software-Lizenzvertrag ist zu vage formuliert

Klarheit ist in jedem Vertrag essenziell. Vertragsgegenstand, Leistungsumfang und Kosten sollten klar definiert und gut verständlich formuliert sein.

So solltet ihr euch vorab folgende Fragen stellen:

  • Für welche Software wird eine Lizenz erteilt? Handelt es sich hierbei um die gesamte Plattform, oder nur um bestimmte Dienste oder Funktionen?
  • Gelten Nutzungsbeschränkungen für die Software? Habt ihr unbeschränkten Zugang zur Software, oder ist er auf eine bestimmte Anzahl von autorisierten Nutzern beschränkt? Ist die Nutzung geografisch begrenzt oder weltweit erlaubt? Ist die Lizenz befristet oder unbefristet? Ist die Software Cloud-basiert oder vor Ort installiert?
  • Für wen wird die Software lizenziert? Unternehmen mit Mutter-, Tochter- oder Schwestergesellschaften sollten prüfen, ob diese ebenfalls unter die Lizenz fallen.
  • Für welche Zwecke kann die Software genutzt werden? In B2B-Verträgen ist die Nutzung der Software beispielsweise oft auf interne Geschäftszwecke beschränkt.

2. Details werden erst nach Vertragsabschluss geklärt

Überlasst nichts dem Zufall und klärt wenn möglich alle Details im Vorhinein! Mit einem unterschriebenen Vertrag entfällt der Anreiz des Softwareanbieters, euch Zugeständnisse machen zu wollen. Vor allem bei Standardsoftware ist eine klare, umfassende technische Beschreibung zu empfehlen.

Bei massgeschneiderter Software, die nach agilen Methoden erstellt wird, sind beim Vertragsabschluss naturgemäss noch nicht alle technischen Details geklärt. Arbeiten Software-Entwickler und Kunden eng zusammen, um das für den Kunden optimale und individuelle Produkt zu kreieren, empfiehlt es sich die gewünschten Ziele oder Funktionen genau zu umschreiben und auch die Vergütung an deren Erreichen zu knüpfen.

3. Die Risiken sind nicht klar abgesteckt

Neben der Implementierung und den Kosten sollten die Parteien im Software-Lizenzvertrag auch die Risiken klar abstecken: Was passiert, wenn der Nutzer technische Schwierigkeiten hat oder der Dienst nicht mehr verfügbar ist?  Haftet hierfür der Softwareanbieter oder müsst ihr die Kosten selbst tragen? Diese Bedingungen sind in einem Service Level Agreement (SLA) enthalten. Lizenzgeber bieten solche SLAs selten an – es sei denn, der Kunde fragt danach. Bei der Prüfung eines SLA solltet ihr folgende Punkte berücksichtigen:

  • Wie und wann könnt ihr den Kundendienst kontaktieren? Ist dies in den Gebühren inbegriffen, oder wird dafür eine zusätzliche Gebühr erhoben?
  • Was geschieht, wenn das System ausfällt oder es zu langsamen Ladezeiten kommt? Erhaltet ihr hierfür eine Entschädigung?
  • Was geschieht, wenn der Dienst regelmässig ausfällt? Ist es möglich, den Vertrag ohne Vertragsstrafe zu kündigen, wenn der Softwareanbieter seine Verpflichtungen nicht einhält?

4. Besonders hohe Anschaffungskosten

Wird euch eine Software zu unverhältnismässig hohen Anschaffungskosten geboten, aber keine monatliche Nutzungsgebühr verlangt, sollten bei euch die Alarmglocken ringen. Denn auch eine bereits entwickelte Software muss laufend gewartet und aktualisiert werden, um ihre zukünftige Leistungsfähigkeit gewährleisten zu können. Warum sollte ein Softwareanbieter den Anreiz verspüren, diese Verbesserungen vorzunehmen, obwohl er bereits sein Entgelt voll vorab erhalten hat? Und weiter: Was passiert, wenn die Software doch nicht euren Erwartungen entspricht? Es ist fraglich, ob ihr dann eure Zahlung zurückerhaltet.

5. Eine exzessiv lange Vertragsbindung

Eine lange Vertragsbindung ist grundsätzlich nichts anderes als hohe Anschaffungskosten: Ihr müsst laufend weiterhin monatliche Gebühren zahlen, unabhängig davon, ob ihr die Software noch nutzen möchtet oder nicht. Warum solltet ihr auch noch im zweiten Jahr zahlen, wenn ich schon im zweiten Monat gemerkt habt, dass die Software eigentlich nicht euren Erwartungen entspricht? Dies spricht auch nicht unbedingt für den Softwareanbieter: Wenn er genügend Vertrauen in sein Produkt hat, sollte er nicht das Bedürfnis verspüren, euch mit einer langen Vertragsdauer binden zu müssen um so weitere Einnahmen sicherstellen zu können.
Und selbst wenn ihr mit der Software zufrieden seid: Wer garantiert euch ein hohes Serviceniveau, wenn euer Anbieter weiss, dass ihr den Vertrag ohnehin nicht verlassen könnt?

Zusammengefasst solltet ihr also unbedingt beachten:

Der Software-Lizenzvertrag ist klar formuliert und ihr wisst, welchen Leistungsumfang ihr erhaltet und wie die Risiken im Falle von Fehlfunktionen verteilt sind. Monatliche Zahlungen ohne grosse Vorlaufkosten oder langfristige Verträge schaffen faire Konditionen für euch und den Anbieter gleichermassen: Gegen ein regelmässiges Entgelt hat der Anbieter weiterhin den Anreiz, seine Software kontinuierlich zu verbessern und kann euch somit den bestmöglichsten Service bieten.


Wenn ihr mehr über IT-Verträge erfahren möchtet, kontaktiert uns. Wir stellen euch gerne unsere Checkliste für IT-Verträge kostenlos zur Verfügung.

Sarah Fink

By Sarah Fink

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